Dataskydd

Meddelande till den registrerade om behandlingen av personuppgifter inom den allmänna rättshjälpen samt den ekonomiska rådgivningen och skuldrådgivningen

Personuppgiftsansvarig

Rätttsjänstverket, rattstjanstverket(at)oikeus.fi, tfn 0295 660 010 (växel)

Dataskyddsombud

Sami Nikula, tietosuoja.opv(at)oikeus.fi, tfn 0295 661 910

Syftet med och rättslig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på lagen (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Rättstjänstverket ska tillhandahålla lagstadgade rättshjälpstjänster som produceras av rättshjälpsbyråerna (2 §  i lagen om Rättstjänstverket).

Rättshjälpsbyråerna fattar beslut om rättshjälp enligt rättshjälpslagen (257/2002), ger rättshjälp enligt rättshjälpslagen och sköter advokatuppdrag enligt lagen om advokater. Dessutom tillhandahåller rättshjälpsbyråerna ekonomi- och skuldrådgivningstjänster i enlighet med lagen om ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning (813/2017).

Personuppgifter hanteras i anslutning till detta arbete.

Uppgifterna används även för övervakning, utveckling, statistikföring och rapportering av skötseln av uppdragen.

Särskilda kategorier av personuppgifter som behövs för att upprätta rättsliga anspråk behandlas enligt artikel 9.

Särskilda kategorier av personuppgifter som behövs för att tillhandahålla tjänster enligt 1 § i lagen om ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning behandlas enligt artikel 9.

Grunder för behandlingen artikel 9.2 f och g.

Chattjänsten är anonym och personuppgifter behandlas inte i den. Rättshjälpsbyrån kan samla in diskussioner som inte innehåller personuppgifter för utbildning och kvalitetskontroll. Ansvaret för chattjänsten har tilldelats chatsamordnarna vid rättshjälpsbyråerna. Ytterligare information finns att få vid rättshjälpsbyråerna

Förmöten som ordnas med tjänsten TEAMS ges anvisningar om att logga in till mötet via webbläsaren. Då sparas inga personuppgifter. Om anvisningarna inte iakttas eller om MS ändrar sina förfaranden är det möjligt att personuppgifter registreras.

Kategorier av registrerade och anknytande personuppgifter

Registret består av de ärendehanteringssystem som rättshjälpsbyråerna använder, dessa är kundregister, dokumenthanteringssystem och pappersarkiv.

Om en person kan följande uppgifter lagras för att sköta lagstadgade uppdrag:

• namn, personbeteckning, eller födelsedatum och -ort om personbeteckning saknas
• yrke, utbildning, arbetserfarenhet
• uppgifter om näringsverksamhet (pågående och/eller avslutad)
• familjeförhållanden
• makes/makas namn, personbeteckning, yrke och uppgifter om ekonomisk ställning
• barnens namn, personbeteckning och uppgifter om ekonomisk ställning
• kontaktuppgifter till ex-make/-maka
• skatt- och inkomstuppgifter för övriga boende i hushållet

• ärendenummer som systemet skapat
• uppgifter om adress och telefonnummer eller andra kontaktuppgifter samt förbud att lämna ut kontaktuppgifter
• språk, medborgarskap och civilstånd
• uppgifter om hälsotillstånd till de delar som krävs för att uppfylla lagstadgade förpliktelser
• uppgifter om ekonomisk ställning och boendeform

Vissa allmänna lokaler eller kundtjänstlokaler kan ha videoövervakning med inspelning. Registerföringen i dessa är specifik för lokalen. Närmare uppgifter om videoövervakning kan fås av byrån i fråga.

Följande kan registreras om ett ärende och ärendebehandlingen:

• handlingar, uppgifter och fotografier som är nödvändiga för juridisk och ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning
• ansökningar, beslut och avtal
• uppgifter om huvudmannens tillgångar, utgifter, inkomster och skulder
• uppgifter om borgenärer och skulder

Om en tjänsteman kan lagras:

• Namn
• Titel
• Personbeteckning
• Hemkommun
• tjänstebeteckning
• användarbehörigheter
• vidtagna åtgärder och logguppgifter

Mottagare av personuppgifter eller mottagargrupper

Beslut om rättshjälp i ett domstolsärende ges till domstolen. Till andra parter endast med kundens samtycke.

Även penningtvättslagen kan innebära förpliktelser att lämna ut uppgifter till tillsynsmyndigheter.

I enlighet med lagen om justitieförvaltningens nationella informationsresurs utlämnas uppgifter från rättshjälpen till justitieförvaltningens nationella  informationsresurs för vilket Rättsregistercentralen är personuppgiftsansvarig.

Överföring av personuppgifter till tredjeländer

Ur registret lämnas inte ut eller överförs i regel inte uppgifter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Om uppdraget och huvudmannens intresse, förmån eller rättsliga krav (enligt artikel 49) förutsätter det, kan det bli nödvändigt att överföra personuppgifter utanför EES. I så fall ombesörjs tillräckligt skydd och utlämnandet sker endast med huvudmannens samtycke.

Tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

Vid radering av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen. Uppgifter om uppdrag raderas 10 år efter att uppdraget har slutförts. Registeruppgifter (som förvarats för hindersutredning) raderas efter 25 år.

Rättshjälpsbyrån har inte material som ska lagras för alltid.

Varifrån kommer personuppgifterna

Sökanden eller huvudmannen, motparten och parterna, myndigheter bl.a.  skattemyndigheten, Inkomstregistret, FPA, BDS, fastighetsdatasystemet, Traficom, utsökningen, polisen, domstolar, banker, förmyndarmyndigheten, församlingar, borgenärer, Rättsregistercentralen.

Enligt 8 § i lagen om ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning har rådgivare rätt att av Skatteförvaltningen och FPA få information som är nödvändig för skötseln av deras uppgifter. Från och med 1.1.2025 har rådgivarna enligt 18 § i lagen om Rättstjänstverket rätt att få uppgifter av skattemyndigheten, FPA och Utsökningen.

Enligt 22 § 1 mom. i informationshanteringslagen har myndigheten rätt att via tekniska gränssnitt få uppgifter från andra myndigheter. Med klientens samtycke har rådgivare rätt att få information med hjälp av en teknisk anslutning även av andra parter, till exempel borgenärer.

Enligt 7 § i lagen om skuldsaneringsregistret finns en rätt att av Rättsregistercentralen få uppgifter som avförts ur skuldsaneringsregistret.

Den registrerades rätt att kontrollera uppgifter som lagrats i registret

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om honom eller henne som har lagrats i registret och rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter. Begäran om uppgifter kan lämnas till byråns ledande offentliga rättsbiträde. Kontaktuppgifter till byråerna.

Uppgifterna kan oftast skickas till den registrerade elektroniskt via suomi.fi-tjänstportalen.

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannen).

Meddelande till den registrerade om behandlingen av personuppgifter inom den allmänna intressebevakningen

Personuppgiftsansvarig

Rättstjänstverket, rattstjanstverket(at)oikeus.fi, tfn 0295 660 010 (växel)

Dataskyddsombud

Sami Nikula, tietosuoja.opv(at)oikeus.fi, tfn 0295 661 910

Syftet med och rättslig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på lagen (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Rättstjänstverket tillhandahåller intressebevakningstjänster som produceras av intressebevakningsbyråerna (lagen om rättstjänstverket 2 §) . Intressebevakarna sköter ekonomiska ärenden och ärenden som gäller personen för huvudmän som de har tillförordnats. Personuppgifter hanteras då dessa arbetsuppgifter utförs. Uppdragen bestäms enligt beslut av förmyndarmyndigheten (Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och på Åland Statens ämbetsverk) eller domstol i enlighet med lagen om förmyndarverksamhet. Intressebevakning kan förordnas med stöd av lagen om förmyndarverksamhet, barnskyddslagen eller förundersökningslagen.

Uppgifterna används även för övervakning, utveckling, statistikföring och rapportering av skötseln av uppdragen.

Särskilda kategorier av personuppgifter behandlas enligt artikel 9. Uppgifter som registreras är främst medlemskap i fackförening och hälsouppgifter. Grunder för behandlingen artikel 9.2 f och g.

Kategorier av registrerade och anknytande personuppgifter

Registret består av ärendehanteringssystem och pappersarkiv som intressebevakningsbyråerna använder

Om en person kan följande uppgifter lagras:

• namn, personbeteckning, eller födelsedatum och -ort om personbeteckning saknas
• personnummer som systemet skapat
• uppgifter om adress och telefonnummer eller andra kontaktuppgifter samt förbud att lämna ut kontaktuppgifter
• språk, medborgarskap och civilstånd
• medlemskap i fackförening
• uppgifter om hälsotillstånd och läkarutlåtanden som är viktiga för intressebevakningsarbetet, till de delar som krävs för att uppfylla lagstadgade förpliktelser.

Följande kan registreras om ärenden och ärendebehandling:

• åtgärder, dokument, uppgifter och fotografier i anslutning till intressebevakning för huvudmannen. Uppgifterna kan även innehåller uppgifter om andra personer.
• ansökningar, beslut och avtal
• huvudmannens tillgångar och inkomster samt skulder
• bokföring över skötseln av ärendet och redovisningsperiodens händelser och tillhörande nödvändiga verifikationer
• uppgifter om transaktioner
• huvudmannens anhöriga och vårdare samt deras kontaktuppgifter

Vissa allmänna lokaler eller kundtjänstlokaler kan ha videoövervakning med inspelning. Registerföringen i dessa är specifik för lokalen. Närmare uppgifter om videoövervakning kan fås av byrån i fråga.

Om en tjänsteman kan lagras:

• namn
• tjänstebeteckning
• användarbehörigheter
• vidtagna åtgärder och logguppgifter

Mottagare av personuppgifter eller mottagargrupper

Uppgift om huvudmannens kundförhållande till intressebevakningsbyrån lämnas ut regelmässigt för utredning av jävssituationer till statens rättshjälpsbyrå, som verkar i samma lokaler.

Personuppgifter lämnas ut regelmässigt till den övervakande förmyndarmyndigheten.

Personuppgifter lämnas ut för skötseln av lagstadgade intressebevakningsuppgifter och för att ansöka om förmåner. Intressebevakaren kan använda handräckning  av andra myndigheter för att sköta sin huvudmans ärenden.

Uppgifterna behandlas av Rättsregistercentralen och dessutom lämnas uppgifter ut till Skatteförvaltningen, FPA, försäkringsbolagen, pensionsanstalterna, städernas sociala myndigheter, finansieringsinstitut och vårdinrättningar. I enskilda fall kan intressebevakaren med stöd av lagen om förmyndarverksamhet besluta att uppgifter lämnas ut till andra parter, om huvudmannens intresse förutsätter det.

Överföring av personuppgifter till tredjeländer

Uppgifter i registret lämnas ut eller överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet om inte huvudmannens intresse (enligt artikel 49) eller förmån förutsätter det. I så fall kan det bli nödvändigt att överföra personuppgifter utanför EES. Då ombesörjs tillräckligt skydd.

Tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

Vid radering av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen. Allt material raderas 6 år efter att intressebevakningen har upphört. Meddelanden i kundportalen raderas efter 6 månader.

Varifrån kommer personuppgifterna

Intressebevakaren har enligt 89 § i lagen om förmyndarverksamhet rätt att få de uppgifter som är nödvändiga för att sköta uppdraget. Uppgifterna fås av huvudmannen själv, dennas anhöriga eller närstående samt av myndigheter och samfund.

Den registrerades rätt att kontrollera uppgifter som lagrats i registret

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om honom eller henne som har lagrats i registret och rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter. Begäran om uppgifter kan lämnas till byråns ledande allmänna intressebevakare. Kontaktuppgifter till byråerna

Kunden har tillgång till anteckningar i kundportalen under hela sitt kundskap. Meddelanden i kundportalen raderas efter 6 månader. Efter detta är uppgifterna tillgängliga med en begäran om uppgifter.

Uppgifterna kan oftast skickas till den registrerade elektroniskt via suomi.fi-tjänstportalen.

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannen).

Meddelande till den registrerade om behandlingen av personuppgifter

Personuppgiftsansvarig

Rättstjänstverket, rattstjanstverket(at)oikeus.fi, tfn 0295 660 010 (växel)

Dataskyddsombud

Sami Nikula, tietosuoja.opv(at)oikeus.fi, tfn 0295 661 910

Syftet med och rättslig grund för behandlingen

I registret lagras uppgifter som enligt artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen är nödvändiga för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

Uppgifter från en säkerhetsutredning enligt 21 § i säkerhetsutredningslagen av den person utanför personalförvaltningen som valts till en tjänst behandlas enligt 17, 23, 25–28, 30, 31, 35 och 37 § i säkerhetsutredningslagen.

Logguppgifterna kan användas för utredning av informationssäkerhetsincidenter och av vem som i tjänsteuppgifter öppnat konfidentiella uppgifter.

Kategorier av registrerade och kategorier av personuppgifter

Kategorier av registrerade är personer som sökt en tjänst, personer som fått arvoden, utomstående resenärer, besökare, hyresgivare, personer som framfört begäran om uppgifter, personalen vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata när de loggar in i Edvard genom VAAKA, fakturakunder, leverantörer av inköpsfakturor eller förmånstagare, utomstående personer som arbetar i verkets lokaler samt utomstående personer som registreras i användarregistren. Eventuellt utomstående personer, till vilka hederstecken ansöks om.

De personuppgifter som vi samlar in kan indelas i följande personuppgiftskategorier:

Personens identifieringsuppgifter:

Personens namn, tjänstebeteckning, födelsetid, personbeteckning, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer, bankuppgifter, medborgarskap, modersmål och kön.

Uppgifter om den som sökt en tjänst:

Till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, övriga uppgifter som sökanden inlämnat till stöd för sin ansökan, som matrikel/meritförteckning, skol- och studiebetyg, arbetsintyg, referenter som sökanden har uppgett, andra nödvändiga uppgifter som gäller villkoren för arbetsansökan och tillsättande av tjänsten samt uppgifter om bedömningar av lämplighet.

Uppgifter om utbetalning:

Arvoden, reseersättningar, uppgifter om försäljnings- och inköpsfakturor, uppgifter om hyresgivare, återbäringar, skatteuppgifter och utsökningsuppgifter.

Övriga uppgifter:

Användarbehörigheter i systemen, användning av systemen och logguppgifter, uppgifter om säkerhetsutredningar, uppgifter om deltagande i evenemang och resor.

Nödvändiga uppgifter för behandling av ärenden som personerna själva har lämnat in (t.ex. klagan)

Vissa allmänna lokaler eller kundtjänstlokaler kan ha videoövervakning med inspelning. Registerföringen i dessa är specifik för lokalen. Närmare uppgifter om videoövervakning kan fås av byrån i fråga.

Inga personuppgifter registreras om en arbetsintervju ordnas genom TEAMS. Personuppgifter kan registreras om inloggningsanvisningarna inte iakttas eller om MS ändrar sin verksamhetsmodell.

Mottagare av personuppgifter eller mottagargrupper

Uppgifter kan lämnas ut eller överlåtas enligt vad den gällande lagstiftningen tillåter och föreskriver.

Dessutom är ansökningshandlingarna sådana offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (OffL, 621/1999) och som läggs fram för påseende på begäran. Offentliga handlingar lämnas ut på begäran enligt kraven i 13 § och 16 § i OffL. Sekretessbelagda handlingar läggs fram för påseende och lämnas ut endast 1) med vederbörandes samtycke, 2) till vederbörande eller 3) med stöd av en lagstadgad rätt.

Parter som uppgifter lämnas ut till:

Uppgifter lämnas ut regelbundet till utsökningsmyndigheter, finansieringsinstitut i form av uppgifter om utbetalning av arvoden och ersättningar, Keva och skatteförvaltningen samt skyddspolisen och parter som behandlar hederstecken.

Parter, som behandlar uppgifter för Verkets räkning, det vill säga behandlingen av uppgifter har utkontrakterats:

Palkeet och statsrådets kansli/statsrådets förvaltningsenhet.

För Verkets räkning behandlas personuppgifter även av datasystemsleverantörer, bl.a.: Visma (M2), CGI (Kieku), Nomentia oy (betalningssystem), Softco Unlimited Company (Handi och Herkkä), Fujitsu (Hilda), Palkeet (Pointti), Grade Solutions Oy (Valtiolle.fi), Microsoft (Outlook, Skype, Teams och Tiimeri), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), VR (nätbutik) och från Amadeus KDS (SMT).

Dessutom lagras identifierings- och kontaktuppgifter i system där behörigheter ska skapas för utomstående personer för skötseln av avtalade uppdrag.

Överföring av personuppgifter till tredjeländer

Ur registret lämnas inte ut eller överförs i regel inte uppgifter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Om det avtalas att en leverantör får överföra personuppgifter till områden utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ser avtalsparterna till att personuppgifterna överförs i enlighet med lagstiftningen.

Planerade tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

Lagringstiderna för personuppgifter som ingår i personregistret över personer utanför justitieministeriet och förvaltningsområdet grundar sig på Verkets arkivbildningsplan/informationsstyrningsplan. Lagringstiden för personuppgifterna är 0–50 år från det att ärendet avslutades eller handlingen skapades.Vissa personuppgifter ska förvaras för alltid i enlighet med arkivbildningsplanen som riksarkivet har fastställt.

Varifrån kommer personuppgifterna och vid behov om uppgifterna kommer från allmänt tillgängliga källor

Personuppgifterna fås i huvudsak av den registrerade själv.

Andra uppgiftskällor är:

• Avtal (organisationens kontaktpersoner)
• Utsökningsmyndigheten (utsökningsuppgifter)
• Skyddspolisen (uppgifter om säkerhetsutredningar)
• Domstolen (beslut om ersättningar)

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om honom eller henne som har lagrats i registret och rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter.

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten. (Dataombudsmannen)