Tietosuoja

Ilmoitus rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä julkisessa oikeusavussa ja talous- ja velkaneuvonnassa

Rekisterinpitäjä

Oikeuspalveluvirasto, oikeuspalveluvirasto(at)oikeus.fi, p. 0295 660 010 (vaihde)

Tietosuojavastaava

Sami Nikula, tietosuoja.opv(at)oikeus.fi, p. 0295 661 910

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittely perustuu lakiin (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta c- alakohta). Oikeuspalveluvirasto järjestää lain mukaisia oikeusapupalveluita, joita tuottavat oikeusaputoimistot (laki Oikeuspalveluvirastosta 2§)

Oikeusaputoimistot tekevät oikeusapulain (257/2002) mukaisia oikeusapupäätöksiä, antavat oikeusapulain mukaista oikeusapua ja hoitavat asianajajista annetun lain mukaisia asianajotoimeksiantoja. Lisäksi oikeusaputoimistot tarjoavat talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain (813/2017) mukaisia talous- ja velkaneuvonnan palveluita.

Henkilötietoja käsitellään näiden tehtävien hoitamisessa.

Tietoja käytetään myös tehtävien hoidon valvontaan, kehittämiseen, tilastointiin ja raportointiin.

Käsitellään 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja, joita tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi. Käsitellään 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja, joita tarvitaan talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain 1§ mukaisten palveluiden antamisessa.

Käsittelyn perusteet 9 artiklan 2 kohdan alakohdat f ja g.

Käytössä oleva chat-palvelu on anonyymiä, eikä siinä käsitellä henkilötietoja. Oikeusaputoimisto saattaa kerätä henkilötietoja sisältämättömiä keskusteluita koulutusta ja laadunvalvontaa varten. Chat-palvelu on vastuutettu oikeusaputoimistojen chat-koordinaattoreille. Lisätietoja voi saada oikeusaputoimistosta.

Teamsilla järjestettävissä tilaisuuksissa ohjeistetaan kirjautumaan selaimella. Tällöin henkilötietoja ei tallennu. Jos ohjeita ei noudateta tai MS muuttaa toimintatapojaan, on mahdollista, että henkilötietoja kirjautuu.

Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät

Rekisteri koostuu oikeusaputoimistojen käytössä olevista asianhallintaohjelmista, joihin kuuluu asiakasrekisteri, dokumentinhallintaohjelmia, paperimuotoinen arkisto.

Henkilöstä voidaan tallentaa lakisääteisten tehtävien hoidon edellyttämiä tietoja:

• nimi, henkilötunnus, tai jos sitä ei ole käytettävissä tiedot syntymäajasta ja –paikasta
• ammatti, koulutus, työkokemus
• yritystoiminnan (nykyisen ja/tai päättyneen) tiedot
• perhesuhteet,
• puolison nimi, henkilötunnus, ammatti ja tietoja taloudellisesta asemasta.
• lasten nimi, henkilötunnus ja tietoja taloudellisesta asemasta
• ex puolison yhteystietoja
• muiden taloudessa asuvien verotus- ja tulotietoja
• järjestelmän luoma asianumero
• tiedot osoitteesta ja puhelinnumerosta tai muista yhteystiedoista ja yhteystietojen luovutuskielloista
• kieli, kansalaisuus ja siviilisääty
• terveydentilasta tietoja siltä osin, kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sitä edellyttää
• tietoja taloudellisesta asemasta ja asumismuodosta

Joissain toimitiloissa voi olla tallentavaa videovalvontaa yleisiin tai asiakaspalvelutiloihin. Rekisterinpito näissä on toimitilakohtaista. Tarkempi tieto videovalvonnasta saatavissa kyseiseltä toimistolta.

Asiasta ja asian käsittelystä voidaan tallentaa:

• asianajo- ja talous- ja velkaneuvontatoimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset dokumentit, tiedot ja valokuvat
• hakemukset, päätökset ja sopimukset
• päämiehen varallisuus- ja meno- ja tulotiedot ja velat
• velkojien ja velkojen tiedot

Virkamiehestä voidaan tallentaa:

• nimi
• titteli
• henkilötunnus
• kotikunta
• virkanimike
• käyttöoikeudet
• tehdyt toimenpiteet ja lokitiedot

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Oikeusapupäätös tuomioistuinasiassa annetaan tuomioistuimelle. Muille tahoille vain asiakkaan suostumuksella.

Myös rahanpesulaki saattaa asettaa velvoitteita tietojen luovuttamiseen valvovalle viranomaiselle.

Oikeusavun tietojärjestelmästä tehdään oikeushallinnon valtakunnallisesta tietojärjestelmästä annetun lain mukaisesti luovutuksia oikeushallinnon valtakunnalliseen tietojärjestelmään, jonka rekisterinpitäjänä toimii Oikeusrekisterikeskus.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos toimeksianto ja päämiehen (49 artiklan mukainen) etu, etuus tai oikeusvaade sitä edellyttää, voidaan henkilötietoja joutua siirtämään ETAn ulkopuolelle. Tällöin huolehditaan riittävästä suojauksesta ja luovutus tehdään vain päämiehen suostumuksella.

Eri tietoryhmien poistamisen määräajat

Tietojen poistamisessa noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Toimeksiannon tiedot hävitetään 10 vuoden kuluttua toimeksiannon päättymisestä. Rekisteritiedot (esteellisyyden selvittämistä varten pidetyt) hävitetään 25 vuoden kuluttua.

Oikeusaputoimistossa ei ole ikuisesti säilytettävää materiaalia.

Mistä henkilötiedot on saatu

Hakija tai päämies, vastapuoli ja asianosaiset, viranomaiset mm.  verottaja, Tulorekisteri, Kela, VTJ, KTJ, Traficom, ulosotto, poliisi, tuomioistuimet, pankit, holhousviranomainen, seurakunnat, velkojat, ORK.

Talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain 8§ mukaan neuvojalla on oikeus saada Verottajalta ja Kelalta tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. 1.1.2025 lukien Oikeuspalveluvirastolain 18§:n mukaan tietoja on oikeus saada Verottajalta, Kelalta ja Ulosotolta.

Tiedonhallintalain 22 §:n 1 momentin nojalla tietoja on oikeus saada viranomaisilta teknisten rajapintojen avulla. Asiakkaan suostumuksella neuvojalla on oikeus saada tietoja teknisen yhteyden avulla myös muilta tahoilta, kuten velkojilta.

Velkajärjestelyrekisteristä annetun lain 7§:n perusteella on oikeus saada ORK:sta velkajärjestelyrekisteristä poistetut tiedot.

Rekisteröidyn oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua. Tietopyynnön voi tehdä toimiston johtavalle julkiselle oikeusavustajalle. Katso toimistojen yhteystiedot.

Tiedot on useimmiten mahdollista toimittaa rekisteröidylle sähköisesti suomi.fi-palveluportaalin kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Ilmoitus rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä yleisessä edunvalvonnassa

Rekisterinpitäjä

Oikeuspalveluvirasto, oikeuspalveluvirasto(at)oikeus.fi, p. 0295 660 010 (vaihde)

Tietosuojavastaava

Sami Nikula, tietosuoja.opv(at)oikeus.fi, p. 0295 661 910

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittely perustuu lakiin (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta c- alakohta).

Oikeuspalveluvirasto järjestää oikeuspalveluvirastosta annetun lain mukaisia edunvalvontapalveluja, joita tuottavat edunvalvontatoimistot (laki oikeuspalveluvirastosta 2§). Edunvalvojat hoitavat heille määrättyjen päämiesten taloudellisia ja henkilöä koskevia asioita. Henkilötietoja käsitellään näiden tehtävien hoitamisessa. Tehtävät määräytyvät holhoustoimilain perusteella holhousviranomaisen (Digi- ja väestötietovirasto ja Ahvenanmaalla Valtionvirasto) tai tuomioistuimen päätöksen mukaisesti. Edunvalvonta voidaan määrätä holhoustoimilain, lastensuojelulain tai esitutkintalain perusteella.

Tietoja käytetään myös tehtävien hoidon valvontaan, kehittämiseen, tilastointiin ja raportointiin.

Käsitellään 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja. Voidaan kirjata lähinnä ammattiliittoon kuuluminen ja terveystietoja. Käsittelyn perusteet 9 artiklan 2 kohdan alakohdat f ja g.

Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät

Rekisteri koostuu edunvalvontatoimistojen käytössä olevista asianhallintaohjelmista ja paperiarkistosta

Henkilöstä voidaan tallentaa:

• nimi, henkilötunnus, tai jos sitä ei ole käytettävissä tiedot syntymäajasta ja –paikasta
• järjestelmän luoma henkilönumero
• tiedot osoitteesta ja puhelinnumerosta tai muista yhteystiedoista ja yhteystietojen luovutuskielloista
• kieli, kansalaisuus ja siviilisääty
• ammattiliittoon kuuluminen
• terveydentilasta tietoja ja edunvalvontatyön kannalta olennaiset lääkärinlausunnot siltä osin, kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sitä edellyttää.

Asiasta ja asian käsittelystä voidaan tallentaa:

• päämiehen edunvalvontaan liittyvät toimenpiteet, dokumentit, tiedot ja valokuvat. Nämä tiedot voivat sisältää myös muiden henkilöiden tietoja.
• hakemukset, päätökset ja sopimukset
• päämiehen varallisuus- ja tulotiedot ja velat
• kirjanpito asian hoidosta ja tilikauden tapahtumista ja siihen liittyvät tarpeelliset tositteet
• maksuliikennetiedot
• päämiehen läheiset ja hoitajat ja heidän yhteystietonsa

Joissain toimitiloissa voi olla tallentavaa videovalvontaa yleisiin tai asiakaspalvelutiloihin. Rekisterinpito näissä on toimitilakohtaista. Tarkempi tieto videovalvonnasta saatavissa kyseiseltä toimistolta.

Virkamiehestä voidaan tallentaa:

• nimi
• virkanimike
• käyttöoikeudet
• tehdyt toimenpiteet ja lokitiedot

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Säännönmukaisesti päämiehen asiakassuhteesta edunvalvontatoimistoon luovutetaan tieto samoissa tiloissa toimivalle valtion oikeusaputoimistolle esteellisyystilanteiden selvittämistä varten.

Säännönmukaisesti henkilötietoja luovutetaan valvovalle holhousviranomaiselle.

Henkilötietoja luovutetaan lakisääteisten edunvalvontatehtävien hoitamiseksi ja etujen hakemiseksi. Edunvalvoja voi käyttää virka-apua päämiehensä asioiden hoitamiseksi.

Tietojen käsittelijänä toimii Oikeusrekisterikeskus, ja sen lisäksi tietoja luovutetaan Verohallinnolle, Kelalle, vakuutusyhtiöille, eläkelaitoksille, kaupunkien sosiaaliviranomaisille, rahoituslaitoksille ja hoitolaitoksille. Yksittäistapauksessa edunvalvoja voi holhoustoimilain nojalla päättää tietojen luovuttamisesta muillekin, päämiehen edun sitä edellyttäessä.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei päämiehen (49 artiklan mukainen) etu tai etuus sitä edellytä. Tällöin voidaan henkilötietoja joutua siirtämään ETAn ulkopuolelle. Tällöin huolehditaan riittävästä suojauksesta.

Eri tietoryhmien poistamisen määräajat

Tietojen poistamisessa noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Kaikki materiaali hävitetään 6 vuoden kuluttua edunvalvonnan päättymisestä. Asiakasportaalista viestit häviävät 6 kuukauden kuluttua.

Mistä henkilötiedot on saatu

Edunvalvojalla on holhoustoimilain 89 §:n mukaan oikeus saada tehtävänsä hoidon kannalta tarpeelliset tiedot. Tiedot on saatu joko päämieheltä itseltään, tämän omaisilta tai läheisiltä sekä viranomaisilta ja yhteisöiltä.

Rekisteröidyn oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua. Tietopyynnön voi tehdä toimiston johtavalle yleiselle edunvalvojalle. Katso toimistojen yhteystiedot.

Asiakasportaalin kirjauksiin asiakas pääsee asiakkuutensa ajan. Asiakasportaalin viestit häviävät 6 kuukauden kuluttua. Tiedot ovat tämän jälkeen saatavissa tietopyynnöllä.

Tiedot on useimmiten mahdollista toimittaa rekisteröidylle sähköisesti suomi.fi-palveluportaalin kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Ilmoitus rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjä

Oikeuspalveluvirasto, oikeuspalveluvirasto(at)oikeus.fi, p. 0295 660 010 (vaihde)

Tietosuojavastaava

Sami Nikula, tietosuoja.opv(at)oikeus.fi, p. 0295 661 910

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot.

Virkaan valitun henkilön ja henkilöstöhallinnon ulkopuolisen, joka turvallisuusselvityslain 21 §:n perusteella viraston puolesta turvallisuusselvitetään, turvallisuusselvitystietoja käsitellään turvallisuusselvityslain 17, 23, 25–28, 30, 31, 35 ja 37 pykälien mukaisesti.

Lokitietoja voidaan käyttää tietoturvapoikkeamien selvittämiseen ja sen selvittämiseen kuka on virkatehtävissä avannut luottamuksellisia tietoja.

Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen ryhmiä ovat viranhakijat, palkkionsaajat, ulkopuoliset matkustajat, vieraat, vuokranantajat, tietopyyntöjen tekijät, DVV:n henkilöstö kirjautuessaan VAAKAn kautta Edvardiin, myyntilaskuasiakkaat, ostolaskujen toimittajat tai edunsaajat, viraston tiloissa toimivat ulkopuoliset henkilöt, sekä käyttäjärekistereihin tallennettavat ulkopuoliset henkilöt. Mahdollisesti ulkopuoliset henkilöt, joille haetaan kunniamerkkiä.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:

Henkilön yksilöintitiedot:

Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

Viranhakijatiedot:

Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

Maksatustiedot:

Palkkiot, matkakorvaukset, myynti- ja ostolaskutiedot, vuokranantajatiedot, palautukset, verotiedot ja ulosottotiedot.

Muut tiedot:

Järjestelmien käyttövaltuudet, järjestelmien käyttö ja lokitus, turvallisuusselvitystiedot, tilaisuuksien osallistujatiedot ja matkatiedot.

Henkilöiden itsensä toimittamia asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja (esim kantelut)

Joissain toimitiloissa voi olla tallentavaa videovalvontaa yleisiin tai asiakaspalvelutiloihin. Rekisterinpito näissä on toimitilakohtaista. Tarkempi tieto videovalvonnasta saatavissa kyseiseltä toimistolta.

Jos työhaastattelu pidetään TEAMSissa, ei henkilötietoja kirjaudu. Jos kirjautumisohjeita ei noudateta, tai MS muuttaa toimintamallejaan, voi henkilötietoja kirjautua.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

Lisäksi hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Tahot, joille tietoja luovutetaan:

Tietoja luovutetaan säännöllisesti ulosottoviranomaisille, rahalaitoksille palkkio- ja korvausmaksutietojen muodossa, Kevalle ja verohallinnolle sekä suojelupoliisille ja kunniamerkkejä käsitteleville tahoille.

Tahot, jotka käsittelevät tietoja Viraston lukuun eli joille tietojen käsittely on ulkoistettu:

Palkeet ja valtioneuvoston kanslia/valtioneuvoston hallintoyksikkö.

Henkilötietoja käsittelevät viraston lukuun myös tietojärjestelmä toimittajat mm.: Visma Enterprise Oy (M2), CGI (Kieku), Nomentia Oy (maksuliikejärjestelmä), Softco Unlimited Company (Handi ja Herkkä), Fujitsu (Hilda), Palkeet (Pointti), Grade Solutions Oy (Valtiolle.fi), Microsoft (Outlook, Skype, Teams ja Tiimeri), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), VR (verkkokauppa) ja Amadeuksesta KDS (SMT).

Lisäksi yksilöinti- ja yhteystietoja tallennetaan järjestelmiin, joihin ulkopuoliselle henkilölle on tarpeen luoda käyttövaltuudet sovittujen tehtävien hoitamista varten.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan lainsäädännön mukaisesti.

Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Oikeusministeriön ja hallinnonalan ulkopuolisten henkilöiden henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat Viraston arkistonmuodostussuunnitelmaan /Tiedonohjaussuunnitelmaan. Henkilötietojen säilytysajat ovat 0–50 vuotta asian päättymisestä tai asiakirjan luontipäivämäärästä.Osa henkilötiedoista on kansallisarkiston päätöksen mukaisesti ikuisesti säilytettävää.

Mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa se, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.

Muita tietolähteitä ovat:

• Sopimukset (organisaation yhteyshenkilöt)
• Ulosottoviranomainen (ulosottotiedot)
• Suojelupoliisi (turvallisuusselvitystiedot)
• Tuomioistuin (päätökset korvauksista)

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle. (Tietosuojavaltuutettu)